Журнал учета коммерческой тайны

Самое полное описание темы: "Журнал учета коммерческой тайны" с комментариями специалистов. На все сопутствующие вопросы вам сможет ответить дежурный юрист.

Электронный журнал «Практик»

You are using an outdated browser.
Please upgrade your browser to improve your experience.

Электронный журнал «Практик»
Информационный портал по бухгалтерской, налоговой и юридической тематике при поддержке аудиторской фирмы «РАЙТ ВЭЙС» на основе опыта и практики.
Аудиторские, консалтинговые и юридические услуги.

г. Москва, ул.Плющиха, д.53/25, стр. 1, пом.VIII(5)
8 903 625 98 61 Заказать звонок
[email protected]

  • Вы здесь:
  • Главная
  • Директору на заметку
  • Коммерческая тайна

ПРЕДЛОЖЕНИЕ РЕКЛАМОДАТЕЛЯМ

ООО «РАЙТ ВЭЙС». Аудиторские и консалтинговые услуги предлагает:

  • При заключении договора об абонентском обслуживании первая письменная консультация любой сложности — бесплатно;
  • При заключении договора на аудит — консультирование бесплатно;
  • Скидка от 10 до 20% от суммы договора с предыдущим подрядчиком по аудиту;
  • АудитОнлайн от 30 тыс. руб. Подробнее

Телефон: 8 903 625 98 61, Электронная почта: [email protected]

Коммерческая тайна

Коммерческая тайна — это режим конфиденциальности информации , позволяющий её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Отнесение информации к категории коммерческой тайны может диктоваться, прежде всего, необходимостью в защите экономических интересов предприятия в условиях рыночной конкуренции, особенно, если она будет носить недобросовестный характер.

Категории коммерческой тайны

На практике выделяют такие категории секретной информации, которая считаются коммерческой тайной:

  • Данные наивысшей степени секретности. К таким данным относится основная информация, которая содержит сведения о коммерческой деятельности компании. Разглашение такого рода информации является угрозой высокой степени для предприятия, что может привести к значительным убыткам компании.
  • Строго конфиденциальные сведения. К такой информации относятся данные о планах предприятия, носящие стратегический характер, включая перспективы развития компании т. д. Распространение такой информации имеет значительные последствия.
  • Конфиденциальная информация. К такой информации относятся данные, после распространения которых, предприятие может понести убытки, которые сопоставимы с произведенными текущими расходами компании.
  • Сведения ограниченного доступа. К такой информации относятся данные о действующей структуре управления производственным процессом, содержание должностных инструкций сотрудников компании и т. д. Распространение такой информации может привести к незначительным негативным последствиям, что фактически никак не повлияет на коммерческую деятельность компании.
  • Открытая информация. К такой информации относятся сведения, разглашение которых не является опасным действием для коммерческой деятельности компании.

Режим коммерческой тайны

Режим коммерческой тайны – это правовые, организационные, технические и иные меры, принимаемые обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, по охране ее конфиденциальности.

Регламент работы по определению сведений, составляющих коммерческую тайну

В организационном плане работу по определению сведений, которые составляют коммерческую тайну можно разделить на следующие три этапа.

На первом этапе будет необходимо издать приказ, устанавливающий порядок определения сведений, которые составляют коммерческую тайну.

В этом приказе следует указать следующую информацию:

  • состав постоянно действующей комиссии по коммерческой тайне;
  • категории персонала, которому предоставляется право предварительной классификации информации как коммерческая тайна (такими работниками могут быть: инженерно-технический специалист, научный сотрудник, менеджеры, маркетологи, экономисты, юристы и т.п.);
  • порядок документирования работы по определению сведений, составляющие коммерческую тайну;
  • сроки подготовки перечня сведений, которые составляют коммерческую тайну и его представление для утверждения руководством.

На втором этапе постоянно действующей комиссии должна проанализировать возможный ущерб от утечки выделенных на первом этапе сведений.

Третий этап сводится к формированию перечня сведений, которые составляют коммерческую тайну предприятия и вводу перечня в действие.

Введение режима сохранения коммерческой тайны

Для введения режима сохранения секретных данных необходимо:

  • разработать правила доступа и работы со сведениями;
  • определить ответственных за обеспечение безопасности данных;
  • разработать порядок учета сотрудников, имеющих разрешение применять секретные сведения;
  • выполнить маркировку носителей ценной информации с предостережением от несанкционированного доступа.

Меры предприятия по защите коммерческой тайны

При введении режима сохранения секретных данных предполагается применение следующих мер безопасности:

  • Составление перечня мер, которые должны применяться для сокрытия секретной информации.
  • Составление, утверждение и введение в действие документа «Положение о коммерческой тайне».
  • Обозначение круга сотрудников компании, которые будут иметь открытый доступ к секретной информации.
  • Внесение в трудовые договоры работниками предприятия пункта об ответственности за разглашение коммерческой тайны.
  • Выбор конкретных сотрудников, которые будут нести личную ответственность за сохранность ценной информации.
  • Подписание с работниками предприятия договора о неразглашении информации.
  • Нанесение на документы соответствующего грифа (пометки). Например, «Секретно», или «Коммерческая тайна».

Положение о коммерческой тайне

Положение о коммерческой тайне является внутренним документов юридического лица и может составляться в свободной форме.

Приведем примерное содержание положения:

  • общие положения (определение и цель составления документа);
  • права организации — владельца ноу-хау;
  • права и обязанности руководителя организации (в том числе его ответственность);
  • порядок отнесения сведений к коммерческой тайне (кто и как может пользоваться и контролировать использование ноу-хау);
  • коммерческая тайна (что может быть коммерческой тайной, а что — нет);
  • режим коммерческой тайны (утверждение перечня данных, не подлежащих огласке, а также определение целей, на достижение которых режим не может быть направлен);
  • охрана конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (обязанности руководителя по ознакомлению работников с режимом коммерческой тайны, обязанности работников и ответственность за разглашение тайны);
  • порядок предоставления коммерческой тайны (кому и на каких основаниях);
  • ответственность за разглашение коммерческой тайны с указанием порядка её вменения;
  • заключительные положения;
  • приложения к положению.
Читайте так же:  Поменять зарплатную карту втб

Примеры разглашения коммерческой тайны

Разглашение информации, которая составляет коммерческую тайну – это действие или бездействие, результатом которого информация, которая составляет коммерческую тайну, принимающая любые возможные формы (устная, письменная, иная форма, в том числе с использованием технических средств) будет известна третьим лицам в отсутствие согласия обладателя на такую информацию либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору.

Для того чтобы определить меру наказания для сотрудника компании за допущенное нарушение, следует определить каким образом произошло разглашение (утечка) секретной информации.

Отметим, что нарушитель может допустить разглашение секретной информации умышленно, или неумышленно.

Рассмотрим основные виды разглашения засекреченной информации:

  • Предоставление свободного доступа к секретной информации.
  • Продажа секретных сведений прямым конкурентам компании.
  • Хищение секретных сведений для извлечения личной выгоды.
  • Взлом компьютерных баз данных.
  • Сбор конфиденциальных данных с использованием незаконных методов (например, не санкционированное проникновение в хранилище, где хранится секретная информация).

Ответственность за разглашение коммерческой тайны

За разглашение (умышленное или неосторожное), а также за незаконным использованием информации, которая составляет коммерческую тайну, предусматривается ответственность:

  • Дисциплинарная ответственность. При наступлении такой ответственности применяются следующие меры наказания: выговор, увольнение или простое замечание;
  • Материальная ответственность. При наступлении такой ответственности сотрудник компании должен будет возместить убытки, которые были нанесены предприятию;
  • Административная ответственность. При наступлении такой ответственности предполагается наложение штрафа. Для сотрудников компании – 500-1000 рублей, для руководителей фирмы – 4000-5000 рублей;
  • Уголовная ответственность. Такая ответственность применяется в особо тяжелых ситуациях. При этом применяются следующие меры наказания: штраф – от 80 000 до 200 000 руб., принудительные работы, или ограничение свободы до 7 лет.

Если разглашение информации было неумышленное, то в этом случае нарушитель привлекается к дисциплинарной, материальной или административной ответственности.

Если секретная информация была раскрыта умышленно и умысел был доказан, то в этом случае виновник привлекается к уголовной ответственности.

Источник: http://www.praktik-rw.ru/direktoru-na-zametku/648-kommercheskaya-tajna

Загрузка документа
«Журнал регистрации лиц, получивших документы, относящиеся к коммерческой тайне»

Подождите: 19 сек

Имя файла документа: 10248

Доступные форматы скачивания: .doc, .pdf

Размер текстовой версии файла: 1,8 кб

Как скачать документ?

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Источник: http://dogovor-obrazets.ru/%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86/%D0%96%D1%83%D1%80%D0%BD%D0%B0%D0%BB/10248/%D1%81%D0%BA%D0%B0%D1%87%D0%B0%D1%82%D1%8C

Журнал учета коммерческой тайны

Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «Я Бизнесмен», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока.

Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании.

Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать

Источник: http://kontur.ru/articles/kommercheskaya-tajjna

Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока:

научно-техническая (технологическая) информация;

Научно-техническая информация включает:

сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы;

методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);

новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;

программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;

организация системы безопасности предприятия.

Деловая информация включает:

сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчеты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т.п.);

сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;

сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;

планы развития предприятия;

планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);

анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;

планы рекламной деятельности;

списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов;

структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее, распределение обязанностей и их содержание;

кадровый состав и его формирование;

сведения из деловой переписки.

Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной:

информация, содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих право заниматься коммерческой деятельностью;

информация, содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности;

информация, связанная с исчислением и уплатой налогов и других платежей в бюджет;

информация по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным выплатам;

информация о наличии свободных рабочих мест;

информация, связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства;

информация по обеспечению безопасных условий труда.

Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определятся руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Читайте так же:  Акт надлежащего выполнения должником своего денежного обязательства

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательствоилидоговор о неразглашении коммерческой тайныи об ответственности за ее сохранность. В этом документе основными являются следующие обязательства:

не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из фирмы;

соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите КТ;

не использовать сведения. составляющие КТ без согласия ее владельца;

не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Источник: http://studfile.net/preview/897723/

Журнал регистрации документов с грифом «кт»

Дата регист-рации док-та

Дата и номер док-та (для входящих)

Откуда поступил или куда направлен

Краткое содержание (заголовок)

При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ». Все листы журналов, учитывающих документы, содержащие конфиденциальную информацию, нумеруются, прошиваются и опечатываются, в конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему, в случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист.

Заверительный лист дела №

В дело подшито и пронумеровано

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы

+ листов внутренней описи

(цифрами и прописью)

Должность составителя

заверительного листа И.О.Фамилия

Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом. ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ».

Журнал учета выдачи документов с грифом «кт»

Краткое содержание (заголовок)

Кому выдано (ФИО)

Подпись за полученный документ

Отметка о возврате (подпись и дата)

При выдаче документа секретарем-референтом работник. получивший документ с грифом «КТ», должен сверить № поулченного документа с № в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа с грифом «КТ» секретарь-референт сверяет № документа по журналу. проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел другим работникам предприятия. имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок и «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности. Подобный порядок работы распространяется на другие носители конфиденциальной информации – дискеты, диски и т.п.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица. ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

Читайте так же:  Мировое соглашение о выплате алиментов

отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.

На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенном улицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Источник: http://studfile.net/preview/897723/page:5/

Порядок ведения делопроизводства документов, содержащих коммерческую тайну

I. Общие положения

1.1. Настоящий порядок определяет обязательные для всех исполнителей требования но учету, размножению, хранению, использованию, отбору для архивного хранения и уничтожению документов, содержащих коммерческую тайну-

1.2. Организация и ведение делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну, возлагается на специальное подразделение к составе Службы безопасности или на специально назначенных работников предприятия (далее по тексту спецподразделение).

1.3. Структура, штаты и численность спецподразделения определяется руководством предприятия в зависимости от объема документооборота.

1.4. Для всех работников спецподразделения необходимо разработать должностные инструкции с указанием их прав, обязанностей и ответственности.

II. Размещение спецподразделения

2.1. Спецподразделение должно быть, расположено и отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые должен быть исключен.

2.2. Документы. содержащие коммерческие секреты, следует хранить, в металлических шкафах, сейфах или на металлических закрывающихся стеллажах, либо в помещениях секретного подразделения, либо, с разрешения руководства предприятия, в других подразделениях при обеспечении условий их гарантированной сохранности.

В любом случае необходимо обеспечить раздельное хранение документов, содержащих коммерческую тайну, от других документов (отдельные сейфы, шкафы, стеллажи).

III. Учет документов, содержащих коммерческие секреты

Видео (кликните для воспроизведения).

3.1 Все документы с грифом » коммерческая тайна » подлежат учету в спецподразделении.

3.2 Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от содержащих гостайну и несекретных документов.

3.3 С целью сохранности документов, облегчение справочной работы и обеспечения контроля исполнения рекомендуется вести следующие виды учета:

— учет и регистрация входящих документов;

— учет и регистрация исходящих документов ;

— номенклатура дел, журналов и карточек

3.4. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов, содержащих коммерческую тайну:

а) прием и регистрация поступивших на предприятие документов. Содержащих коммерческую тайну :

б) при поступлении всей получаемой корреспонденции а также при получении корреспонденции в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом » Коммерческая тайна » не вскрываются а передаются в спецподразделение:

в) в случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений ) с грифом » коммерческая тайна » составляется соответствующий акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю;

г) регистрация поступивших документов проводится на карточках или в журналах, которые должны иметь аналогичные грифы;

д) картотеки или журналы учета входящих документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются;

е) на первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом » коммерческая тайна » проставляется штамп, делается отметка с указанием предприятия, входящий номер документа, дата регистрации, количество листов основного документа и прилодений;

ж) па нервом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп (делается отметка) с указанием номера входящего документа, приложением к которому является данный документ и количество листов данного приложения;

3.5 Печатание и учет подготовленных на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну :

а) печатание документов производится в спецподразделении По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии соблюдения требований конфиденциальности ;

б) на последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, печатавшего документ и дата исполнения.

в) отпечатанный документ, в также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в спецподразделении на соответствующих карточках или в журналах, имеющих соответствующие графы.

Картотеки или журналы учета подготовленных документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров ;

г) все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы в спецподразделение для уничтожения (при использовании персональных компьютеров для подготовки документов создается спецархив для магнитных носителей информации и организуется строгий порядок их учета, хранения, копирования и уничтожения, исключающий возможность утечки закрытой информации) ;

3.6. Инвентарный учет документов, содержащих коммерческие секреты :

а) инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий документы, не подлежащие подшивке в дела. Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации но входящему учету и рассмотрения соответствующими исполнителями;

Читайте так же:  Приказ на алименты что делать дальше

б) на инвентарный учет не берутся документы, присланные на согласование и во временное пользование ;

к) при необходимости инвентарный учет может вестись раздельно (по отдельным картотекам, в отдельных журналах) по наименованиям и видом документов, а также по видам производства ;

г) инвентарный учет ведется по соответствующим карточкам или журналам, имеющим аналогичные грифы. Картотеки или журналы учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются;

д) на документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием инвентарного номера и даты регистрации.

3.7. Учет дел, журналов, карточек. Формирование дел с грифом «коммерческая тайна»:

а) дела, журналы, картотеки учитываются по общей номенклатуре дел предприятия. При этом под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке, проставляется гриф » коммерческая тайна», после графы «Заголовок дела» вводится графа «Фамилии исполнителей, которым предоставлено право пользования делом»;

б) документы с грифом «коммерческая тайна » подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой после их исполнения. Все дела с грифом «коммерческая тайна» независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела ;

в) листы дело нумеруются, после закрытия дела прошиваются и опечатываются. Заверительный лист подписывается сотрудниками спецподразделения.

IV. Отправка документов с грифом «коммерческая тайна»

4.1 Отправка документов с грифом » коммерческая тайна » во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответсвующие полномочия руководителем предпритяия.

4.2 Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. По согласованию с соответствующими органами желательно использовать каналы специальной связи.

4.3 При отправке документов заказными или ценными отправлениями не следует проставлять на пакетах гриф » коммерческая тайна «, что может спровоцировать хищение документа и привести к утечке информации. В таких случаях рекомендуется использовать двойной конверт, с указанием на внутреннем конверте грифа » коммерческая тайна » и номера документа, а на внешнем адреса получателя.

4.4 Исходящим номером документа с грифом «коммерческая тайна» является номер, за которым зарегистрирован документ.

4.5 После отправки документа в карточке (журнале учета), по которому зарегестрирован отправляемый документ, является отметка об отправке заверяемая подписью лица, производившего отправку.

4.6 При необходимости документы с грифом «коммерческая тайна» могут доставляться адресату нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

V Размножение документов с грифом » коммерческая тайна «

5.2 Размножение документов и снятие копий производится по письменному опредлению лиц, определенных руководителем подразделения. Дополнительно размноженные экземпляры документов уничтожаются спецподразделением за номерами подлинников.

5.3 Выписки из документов с грифом » Коммерческая тайна » производится по разрешению соответсвующих руководителей и учитываются за новым номером по карточкам (журналам) учета подготовленных документов. На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.

VI . Уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна.»

6.1. Уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна», в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, должно производится спецподразделением с обязательной простановкой отметок об уничтожении в соответствующих учетных документах.

6.2. Порядок уничтожения черновиков, испорченных листов, неподписанных проектов документов с грифом «коммерческая тайна «

а) сданные в спецподразделение черновики документов, испорченные листы:, варианты и неподписанные проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель). В учетных данных документа (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника спецподразделения и даты;

б) по мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля) изымается работниками спецподразделения и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться начальником спецподразделения в зависимости от количества документов и условий уничтожения;

в) уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна» производится установленным порядком в соответствии со сроками хранения

г) разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции «Уничтожить», своей подписи и даты;

д) при проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное состояние, отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия;

е) отобранные для уничтожения документы и дела с грифом «коммерческая тайна» вносятся в акт установленной формы, сверяются перед уничтожением работниками спецподразделения с учетными данными н уничтожаются. ;

ж) после уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения и подписи сотрудников, производивших уничтожение.

з) уничтожение документов и дел с грифом «коммерческая тайна» должно производится путем их сожжения или измельчения или другим путем исключающим восстановление текста документов.

VII. Проверка наличия документов с грифом » коммерческая тайна»

7.1. В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа.

7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом «коммерческая тайна».

7.3 Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается соответствие и правильность, заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.

7.4. Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом » коммерческая тайна » .

7.5. Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя спецподразделения или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

Читайте так же:  Висеть кредиторская задолженность

7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

VIII Порядок хранения и обращения с документами с грифом » коммерческая тайна «

81. Документы с грифом » коммерческая тайна » в нерабочее время должны хранится в помещениях спецподразделения. Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается с разрешения руководства предприятия при наличии условий , обеспечивающих их сохранность.

8.2 Выдача документов с грифом » коммерческая тайна » сотрудниками предприятий, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предпритии разрешительной системой под роспись в соответствующей карточке учета выдачи документа или дела или в учетной карточке документа.

8.3. Передача документов с грифом «коммерческая тайна» между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с деист куницей на предприятии разрешительной системой.

Источник: http://hr-portal.ru/doki/poryadok-vedeniya-deloproizvodstva-dokumentov-soderzhashchih-kommercheskuyu-taynu

Журнал учета подготовленных и исходящих документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну

Учетный порядковый № и гриф

Вид и краткое содержание документа

Подразделение и фамилия исполнителя

Расписка в получении от исполнителя документа, дата

Листов в экземпляре

Куда и кому отправлен документ, расписка в получении

При каком исх. № отправлен документ, дата

№ дела и тома в которые подшит документ

№ и дата акта об уничтожении документа, подпись об уничтожении черновика

Отметка о проверке наличия документов

к Инструкции о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну в ОАО «РЖД»

Журнал учета съемных носителей, содержащих информацию, составляющих коммерческую тайну

Дата постановки на учет СНИ

Фамилия работника, получившего СНИ в пользование

Подпись работника в получении СНИ

Расписка работника, ведущего делопроиз- водство, в получении СНИ от исполнителя и дата

Отметка о снятии с учета и уничтожении СНИ

Образец учетных реквизитов СНИ

Полное наименование обладателя информации и его местонахождение

Дата постановки на учет

Приказ ОАО «РЖД» № 86 от 1 июля 2004 г. Об оформлении в ОАО «РЖД» перевозочных документов, первичных учетных документов и расчетах за перевозки грузов в контейнерах, осуществляемых через ТрансКонтейнер ОАО «РЖД»

Приказ ОАО «РЖД» № 109 от 23 июля 2004 года Об утверждении Инструкции о порядке списания пришедших в негодность объектов основных средств открытого акционерного общества «Российские железные дороги»

Приказ ОАО «РЖД» № 64 от 14 марта 2006 года Об организации взаимодействия ОАО «РЖД» с ОАО «Рефсервис» в части осуществления перевозок грузов

Приказ ОАО “РЖД” № 100 от 10 апреля 2006 года Об утверждении Положения о порядке выдачи, отмены, регистрации и ведения реестра доверенностей в ОАО «РЖД»

Приказ ОАО «РЖД» № 267 от 19 ноября 2006 года О внесении изменений в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну ОАО «РЖД», и в Инструкцию о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в ОАО «РЖД», утвержденные приказом ОАО

Приказ ОАО «РЖД» № 240 от 27 декабря 2004 года

Приказ ОАО «РЖД» № 240 от 27 декабря 2004 года О порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в ОАО «РЖД»

Перевозки по территории Таможенного союза

Перевозки по территории Таможенного союза

Устав ж/д транспорта Российской Федерации

Устав ж/д транспорта РФ

Единый транзитный тариф (ЕТТ 2013)

Правила безопасности перевозок грузов

Приказ МПС РФ № 1Ц от 08.01.1994г.

Федеральный Закон РФ № 16-ФЗ от 09.02.2007г. О транспортной безопасности

Правила пожарной безопасности на железнодорожном транспорте

Правила МПС РФ № ЦУО-112 от 11 ноября 1992 г.

Приказ Минтранса РФ № 94 от 26 июня 2008 года

Правила безопасности и порядка ликвидации аварийных ситуаций с опасными грузами при перевозке их по железным дорогам

Ограничения при перевозках грузов

Определение массы груза

О достоверности указания массы груза

Эксплуатация вагонных весов

Требования к погрузке и перевозке грузов

Нарушения требований к погрузке и перевозке грузов

Перевозка опасных грузов

Меры по обеспечению безопасности перевозок

Документы для пользования работниками ж/д транспорта

Положения о дорогах

Обеспечение, использование и учет подвижного состава

Хозяйственная деятельность ж/д транспорта

Типовые технологические процессы

Коммерческий осмотр поездов, оснащение и развитие пунктов коммерческого осмотра, грузовых станций

Оформление перевозочных, учетно-отчетных документов, делопроизводство

Структура управления ж/д транспортом

Обеспечение сохранности подвижного состава

Инвентаризация имущества федерального ж/д транспорта

Переход на зимнее/летнее время

Подготовка и работа в зимний период

Социальная сфера ж/д транспорта, вопросы зарплаты, организации труда и его охраны

Нормативные документы по хозяйству перевозок

Информация о транспортных и транспортно-экспедиторских фирмах

Нормативные акты о транспортно-экспедиционной деятельности

Списки экспедиторских организаций по странам на 2013 год

Агенты, обеспечивающие учет передачи и возврата контейнеров в смешанном железнодорожно-водном сообщении

Единая тарифно-статистическая номенклатура грузов (EТСНГ)

О введении ЕТСНГ

Изменения и дополнения в ЕТСНГ

Разъяснения о правильном указании, использовании наименования груза (его номенклатурного кода) в перевозочных документах и о соответствии кодов ЕТСНГ и ГНГ

Сборник МПС РФ № 407 (ЕТСНГ) (по состоянию на 01.01.2013 г.)

Гражданский Кодекс Российской Федерации

Гражданский Кодекс Российской Федерации

Законы и документы, регламентирующие деятельность ж/д транспорта

Законы и документы, регламентирующие деятельность ж/д транспорта

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://studfile.net/preview/6340060/page:14/

Журнал учета коммерческой тайны
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here