Недостача при инвентаризации документы

Самое полное описание темы: "Недостача при инвентаризации документы" с комментариями специалистов. На все сопутствующие вопросы вам сможет ответить дежурный юрист.

Акт о недостаче товара при инвентаризации

Акт о недостаче товара при инвентаризации, образец которого можно скачать ниже, является одним из средств для отражения разницы между фактическим наличием товара и тем значением, которое указано в документах.

Использование

Типовой формы такого документа не существует. Поэтому, прежде чем приступать к заполнению, необходимо утвердить эту форму в учетной политике организации отдельным приказом руководителя.

Однако в некоторых ситуациях без отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации не обойтись. Например, акт о результатах инвентаризации (по форме 0504835) не оформлен либо недоступен, а необходимо срочно обратиться в правоохранительные органы.

Однако использование отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации – исключительный шаг, который используют в качестве страховки ответственности некоторых сотрудников, не более. К особо важной документации его никак не отнести. Все же инвентаризационную опись нужно сохранять единой, не разделяя ее на отдельные куски, как сделано в прикрепленном выше образце бланка.

Подготовка

Перед тем как приступить к формированию акта, необходимо созвать комиссию. Она должна включать в себя не менее трех человек. Чаще всего ими являются сотрудники организации. Замечательно, если все они состоят в комиссии по инвентаризации. Так не будет расхождений в определении ответственных за предоставленную информацию лиц.

Важность такого первичного документа, как акт о недостаче, сложно переоценить. На его основании формируются многие последующие документы, так что представленные данные должны быть достоверны. Об этом должны быть предупреждены лица, которые ставят свои подписи. Этим они подтверждают подлинность представленной информации.

Элементы

Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

Конкретная же фактическая информация о недостаче должна содержаться в основной части акта о недостаче товара при инвентаризации.

Удобнее расположить все в виде нескольких пунктов, при этом:

  • Первый пункт посвящен данным об организации.
  • Во втором перечисляются члены комиссии. Их должно быть не менее трех. Если это сотрудники организации, то, помимо ФИО, обязательно указание их должностей.
  • Также во втором пункте указывается ссылка на накладную. Фиксируются ее дата, номер счета-фактуры, по которому она выписана. При наличии в этом же пункте указывается место, в котором должен был находиться товар.
  • Третий пункт посвящен таре и упаковке товара. Важно отметить, была ли нарушена упаковка при первичном осмотре. Возможно, это обстоятельство поможет определить виновных в сложившейся ситуации. Однако о хищении или каких-либо злоупотреблениях сотрудников говорить рано.
  • Четвертый пункт содержит подробное описание товара по артикулам, представленное в виде таблицы.

Последний пункт акта является основным. На нем необходимо остановиться подробнее.

Таблица

Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

  • Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
  • Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
  • Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
  • Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
  • Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
  • Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.

В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

Для того чтобы акт о недостаче товара при инвентаризации имел необходимую юридическую силу, поставить свои подписи должны все члены комиссии в количестве не менее трех человек.

Юридические тонкости

Стоит иметь в виду, что без принятия в учетную политику организации отдельным приказом руководителя этот документ не будет означать ровным счетом ничего.

Обычно акт о недостаче составляется при приемке товара от поставщика. Эта бумага составлена на его основе. Важно иметь в виду, что для отражения результатов инвентаризации существует более удобная форма 0504835. Она общепринята, ее использование поощряется.

Срок хранения

Акт о недостаче товара при инвентаризации относится к документации по ведению производственно-хозяйственной деятельности и сохраняется в течение 5 лет. Естественно, если он не является одним из «улик» при возникновении судебных споров, различных разногласий между контрагентами, следственных дел и прочих запутанных юридических вопросов. Уничтожить их можно будет, только если решение по поднятому вопросу вынесено и обжалованию не подлежит.

Источник: http://assistentus.ru/forma/akt-o-nedostache-tovara-pri-inventarizacii/

Что делать в случае недостачи при инвентаризации?

Соответствие фактических данных учетным по итогам проведения ревизии явление достаточно редкое. Периодически в результате пересчета выявляются излишки или недостачи. Если излишки не ухудшают финансового положения компании, то недостачи можно отнести к прямым потерям бизнеса. В связи с этим для компании важно их своевременно и корректно оформить, определить возникла ли недостача при инвентаризации по вине материально-ответственного лица.

Сущность, цель и порядок проведения инвентаризации

Как и любой другой хозяйственный процесс проведение инвентаризации имеет свои цели. К ним относят:

  • Определение фактического наличия ТМЦ;
  • Сравнение выявленного количества ценностей с учетными данными;
  • Контроль за сохранностью имущества;
  • Выявление злоупотреблений и виновных в них лиц;
  • Определение непригодных к дальнейшему производственному использованию ценностей и материалов.

Являясь важным элементом управления и контроля, инвентаризация обязательна при составлении годовой отчетности компаний, при смене МОЛ, в случае выявления фактов хищений, при реорганизации компании и после стихийных бедствий.

Инвентаризировать можно как все имущество фирмы, так и его часть. Основным документом, регулирующим процедуру ревизии в компании, является методические указания, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Любая инвентаризация проводится комиссией численностью, как правило, не менее 4 человек, один из участников которой – материально-ответственное лицо. Она назначается приказом руководителя, кроме того, в распорядительном документе утверждается срок проведения и дата начала пересчета имущества и ценностей. Для этого можно использовать унифицированную форму № ИНВ-22. В процессе инвентаризации ее члены осматривают, просчитывают объекты проверки, заносят результаты в инвентаризационную опись.

Читайте так же:  Справка о доходах приложение 5

Отражение результатов инвентаризации

По итогам инвентаризации оформляется:

  • Инвентаризационная опись, которая подписывается всеми участниками комиссии;
  • В случае выявления учетных данных от фактических составляется сличительная ведомость по форме ИНВ №19 – скачать образец.
  • Истребуют объяснения МОЛ по причинам возникновения несоответствий;
  • Составляется ведомость учета результатов инвентаризации по форме № ИНФ-26 – скачать образец;
  • Издается приказ об утверждении результатов инвентаризации.

Результатом может быть соответствие остатков данным учета, недостача или излишек. Недостача это отклонение фактических данных по количеству в меньшую сторону от учетных.

В случае выявления недостачи по итогам пересчета в компании обязательно проводится служебное расследование этого факта. В ходе его проведения:

  • Издается приказ о назначении комиссии по расследованию;
  • С материально-ответственных лиц берутся письменные объяснения;
  • При отказе от пояснений составляется письменный комиссионный акт;
  • По итогам расследования оформляется акт с отражением результатов, выводов комиссии, фактической оценкой стоимости ущерба, в нем же указываются виновные лица (в случае их выявления).

Недостача не всегда является результатом злоупотреблений, иногда оказывается, что она выявлена в результате ошибок в подсчетах или несвоевременным проведением документов в учетных системах.

При этом порядок действий работодателя в зависимости от того выявлены или нет виновные лица будет разным. Кроме того, если установлен переизбыток одного имущества и нехватка другого, по решению руководителя может быть проведена пересортица. Под пересортицей понимается полное или частичное покрытие недостачи за счет излишков. Кроме того, часть ущерба может быть списана на затраты в пределах норм естественной убыли.

Взыскание ущерба с виновных

Если ответственность МОЛ достоверно установлена, компания может возместить потери за счет его личных средств. Однако в этом случае возможны 2 варианта:

  • Сумма недостачи менее или равна среднему заработку, в этом случае работодатель может единолично издать приказ о взыскании ее суммы из зарплаты работника. При этом разовый размер удержания не должен превышать 20% от месячного заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента обнаружения недостачи;
  • Сумма недостачи более одного среднего заработка, в этом случае сумму в пределах месячного дохода также можно взыскать с работника сразу, а вот с остатком долга нужно поступить одним из следующих способов:
    • Договорится с работником о добровольной выплате ущерба, после чего он пишет заявление с просьбой удерживать у него определенные суммы или сразу вносит оставшуюся недостачу в кассу;
    • Обратиться в суд с иском к работнику, о взыскании с него в принудительном порядке суммы ущерба. Это происходит также при пропуске месячного срока взыскания в сумме средней зарплаты.

Для обращения взыскания по недостаче на работника с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Что делать, если виновных нет?

Если виновные лица не установлены, либо нехватка вызвана физико-химическими свойствами продукта (естественная убыль), обстоятельствами непреодолимей силы или иными объективными причинами, происходит списание недостачи при инвентаризации. Оно также оформляется письменным распоряжением директора, в котором должно быть указано точное количество и стоимость относимых на затраты или за счет прибыли материалов и ценностей.

Суммы в пределах естественной убыли относятся на производственные затраты, а сверх нее списываются на убытки компании (за счет чистой прибыли).

Также возможно, что недостача вызвана недопоставкой материалов от поставщика. В этом случае при наличии неопровержимых доказательств в его адрес выставляется претензия.

Бесплатная консультация!
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — обратитесь к нашему юристу в онлайн-чат справа, в форму ниже, или звоните по телефону горячей лении:

+7 (499) 110-95-76 — Москва и Московская обл.
+7 (812) 407-30-62 — Санкт-Петербург и Ленинградская обл.
8 (800) 550-46-35 — Остальные регионы России

Источник: http://glavny-yurist.ru/chto-delat-v-sluchae-nedostachi-pri-inventarizacii.html

Пересортица при инвентаризации

09 Декабря 2015

Если вы торгуете в розницу, то наверняка знакомы с таким явлением как пересортица. Хотя бы гипотетически. Обнаруживается пересортица при инвентаризации. Вдруг выясняется, что фактический остаток товара не совпадает с расчетным, причем, излишек одного сорта, а недостача — другого сорта одного и того же товара. Розовых мягких игрушек больше, чем проходит по документам, а рыжих — меньше. Ванильного мыла слишком много, а лавандового не досчитались. По чеку пробиты яблоки сорта Голден, а не хватает Гренни.

В каком случае это можно признать пересортицей, а в каком — нет? Как оформить пересортицу при инвентаризации документально, как ее правильно отразить в учете? Почему пересортица вообще случается и как снизить ее вероятность? На эти вопросы мы постараемся ответить в нашей статье.

Как происходит пересортица и в каком случае возможен взаимозачет

Итак, у вас проводится инвентаризация. О том, каков порядок этой непростой процедуры, вы можете прочитать здесь. Пересчитав весь товар и сличив его с документами, инвентаризационная комиссия обнаруживает излишек и недостачу определенных товаров.

Произойти такое может по разным причинам. Например, кладовщик перепутал товары — отгрузил в торговый зал одни, а в документах отразил другие. Или уже в самом магазине сотрудники ошиблись с ценниками и штрихкодами. В итоге в чеке будет фигурировать не тот товар, который фактически забрал покупатель.

Можно ли результаты инвентаризации в вашем случае признать пересортицей и зачесть недостачу излишками? Проверяем.

Как говорится в Методических указаниях при инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. №49 (пункт 5.3), взаимный зачет излишков и недостач возможен при выполнении следующих условий:

  • излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период;
  • ответственен за это один человек;
  • излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.

То есть, если излишек рыжих игрушек был обнаружен на складе №1, а недостача розовых — на складе №2, которым заведует другой кладовщик, то это — не пересортица на складе, и взаимного зачета одного товара другим быть не может. Если обнаружен излишек и недостача разных товаров, а не одного товара разного сорта, то взаимозачет также невозможен.

Читайте так же:  Списание долгов по кредитам в россии

Тут еще может возникнуть вопрос, что считать наименованием товара. Законом данное понятие не установлено, поэтому в некоторых случаях может быть не ясно, возможен ли зачет по пересортице. В Минфине рекомендовали использовать вместо наименования Общероссийский классификатор продукции (ОКП).

Что делать, если какое-либо условие, необходимое для зачета пересортицы, не выполнено? Излишек товаров в этом случае оприходуется отдельно, а недостающие товары списываются с баланса.

Но представим, что условия соблюдены. Выявлена пересортица при инвентаризации. Что делать дальше?

Объяснительная от материально-ответственного лица

Первым делом материально-ответственному лицу (например, кладовщику), на участке которого была обнаружена пересортица при инвентаризации, необходимо предоставить комиссии подробное объяснение. Об этом говорится в тех же Методических указаниях, о которых уже шла речь выше. Как написать письмо о пересортице на складе? Фактически это объяснительная записка, которая адресуется председателю комиссии. В ней необходимо указать, каких именно товаров и в каком количестве оказалось в излишке, а каких — недостача, объяснить причину (например, схожесть упаковки) и рассказать, какие меры будут приняты, чтобы избежать подобных ошибок в дальнейшем. В этом же объяснении можно изложить просьбу зачесть ситуацию как пересортицу.

Еще лучше понять, как написать объяснения при пересортице, вам поможет наш образец. Скачайте его и просто подставьте свои данные.

Предложение о зачете пересортицы при инвентаризации

Следующим шагом будет подготовка предложения о проведении зачета излишков и недостач в результате пересортицы (его еще называют заключением о зачете пересортицы).

Предложение пишется от лица руководителя инвентаризационной комиссии и представляется на рассмотрение руководителю компании. В тексте необходимо указать информацию об инвентаризации, в результате которой была обнаружена пересортица, наименование и количество товаров, по которым зафиксированы недостача и излишки, их код по ОКП. В документе также приводится информация из объяснительной записки материально-ответственного лица, а также, если это необходимо, данные из заключения технолога, подтверждающие взаимозаменяемость товаров и идентичность кода Общероссийского классификатора продукции.

Образец предложения (заключения) о зачете пересортицы вы можете скачать на нашем сайте.

Приказ о зачете пересортицы (образец)

Если руководитель согласен с предложением комиссии, то он оформляет приказ о зачете пересортицы.

В приказе указывается информация о прошедшей инвентаризации, о том, излишек и недостача какого товара была обнаружена, на какую сумму и в каких количествах, кратко обозначается причина случившегося, а также приводится информация о заключении специалиста-технолога, если оно есть. В соответствии со всем изложенным руководитель приказывает главному бухгалтеру зачесть пересортицу при инвентаризации и руководствоваться условиями взаимного зачета.

Как сделать приказ на пересортицу? Можно ничего не придумывать, а воспользоваться формами документов МоегоСклада.

Здесь вы можете скачать образец приказа о зачете пересортицы, а потом просто заменить данные на свои:

На основании приказа результаты пересортицы фиксируются в сличительной ведомости по форме ИНВ-19. Эту ведомость оформляют сотрудники бухгалтерии в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерии, второй передается материально-ответственному лицу.

Затем эти сведения указываются в ведомости ИНВ-26. Именно в ней отражается, как будут регулироваться возникшие расхождения — зачетом по пересортице, списанием или отнесением на виновных лиц.

На какую дату признается пересортица?

Как ответить на вопрос, на какую дату признается пересортица? Фактически очень трудно, а то и невозможно, определить, в какой именно момент произошла ошибка, которая привела к пересортице. Очевидно только, что случилось это между предпоследней и последней инвентаризацией. Таким образом, логично будет признать и указать не дату пересортицы, а дату ее обнаружения, то есть, день проведения инвентаризации.

Чем шире ассортимент и больше разнообразия товаров, которыми вы торгуете, тем выше вероятность, что вам придется разбираться с пересортицей. Однако эту вероятность можно значительно снизить с программой складского учета МойСклад. Сервис помогает содержать документы и товары в порядке, контролировать работу сотрудников и проводить инвентаризации. Именно это необходимо для того, чтобы избежать ситуаций с неучтенными излишками и недостачами на вашем складе или в магазине.

Пересортица товаров и порядок отражения ее результатов в учете

Что делать, если общая стоимость разных сортов товаров, излишек и недостача которых были обнаружены, различается? Это может произойти, например, из-за разницы в цене товаров и не является основанием, запрещающим зачесть пересортицу товаров. Необходимо знать порядок отражения ее результатов в учете.

Другая причина — недостача товара оказалась больше, чем излишек или наоборот. Тогда часть продукции можно зачесть как пересортицу, а оставшуюся отразить в учете так, как сказано ниже.

В том случае, если общая стоимость товаров, по которым обнаружена недостача, оказалась выше стоимости товаров в излишке, то есть, деньги вы потеряли, эту разницу должен возместить виновный сотрудник.

Однако может так случиться, что виновника установить невозможно. Тогда разница рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли и списывается на издержки. При этом ситуация для вас серьезно усложняется, поскольку факт отсутствия виновника необходимо подтвердить документально. Инвентаризационная комиссия должна будет подробно объяснить причины, почему разницу нельзя отнести на виновных сотрудников. При этом, подтверждение требуется не только от вашей компании, но и от уполномоченного органа государственной власти. Например, от органов предварительного следствия. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст.265, п.2), в этом случае убытки могут быть приравнены к внереализационным расходам. Если же товары в излишке оказались дороже тех, по которым обнаружена недостача, то разница включается в прочие доходы.

Добавим, что пересортица товаров и порядок отражения ее результатов различаются в бухгалтерском и налоговом учете. В последнем необходимо полностью отображать сумму выявленных во время инвентаризации недостач и излишков. Пересортица в налогообложении — это списание одних товаров и оприходование других.

Источник: http://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/peresortica-pri-inventarizacii/

Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации

Контроль состояния остатков ТМЦ, денежных средств, имущества, дебиторской и кредиторской задолженности осуществляется с помощью инвентаризаций. Процедура носит плановый либо неплановый характер. В процессе проведения мероприятия выясняется соответствие документальных показателей фактическим, наличие расхождений в виде излишков или недостатков.

Порядок проведения инвентаризации

Законодательной нормой для проведения инвентаризации служит приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Процедура мероприятия контроля проводится на основании распоряжения руководителя предприятия. Проведение инвентаризации осуществляется при соблюдении условий:

  1. Право на проведение инвентаризации имеет постоянно действующая или временно назначенная комиссия. Перечень лиц, цели и задачи проверки определяются руководителем компании.
  2. Процедура проведения инвентаризации сопровождается обязательным письменным документооборотом, составленным с использованием техники или ручным способом.
  3. Записи, внесенные в ведомости, не должны иметь пропущенных строк. На каждой странице выводится промежуточный итог показателей.
  4. По результатам проверки комиссия представляет руководителю на утверждение акт, составленный на основании инвентаризационных, сличительных описей.
Читайте так же:  Учет дебиторской и кредиторской задолженности учебник

В ходе мероприятия члены комиссии используют данные предыдущей проверки. К данным остатков, выведенных на дату окончания прошлой инвентаризации, суммируют поступления, затем вычитают величины выбытия в связи с реализацией, естественной убылью, иными формами списания. Показатели сличительных ведомостей формируются в натуральных и стоимостных величинах.

Проверка соответствия фактических и документальных материальных ценностей может выявить расхождение данных. Отклонение показателей возможно в форме излишков или недостачи.

Случаи обязательного проведения инвентаризаций

Предприятия наряду с необходимостью организации внутреннего учета несут обязательства по проведению инвентаризаций.

Важно! Периодичность проверок должна быть отражена в учетной политике в разделе об обязательном документообороте.

По мнению Минфина, субъекты учета сами определяют сроки, объекты, порядок проведения инвентаризации, за исключением случаев обязательных проверок активов.

Директор Департамента С.В.Романов (Письмо Минфина РФ от 13.01.2015 № 02-06-10/70)

Необходимость проведения инвентаризация Время реализации мероприятия контроля Особенности
Составление годовой отчетности До начала формирования данных, в 4 квартале отчетного года Исключение составляет инвентаризация ОС, проводимая 1 раз в 3 года
Смена материально ответственного лица (МОЛ) при увольнении, призыве в ВС РФ, использовании отпуска, смерти, других причин При передаче материальных ценностей от одного ответственного лица к другому В случае отсутствия МОТ (например, увольнения без отработки) инвентаризация проводится без его участия
Изменение организационной структуры предприятия в форме реорганизации или ликвидации В сроки, установленные приказом руководителя или решением учредителей Инвентаризация проводится до составления разделительного или ликвидационного баланса, подписания передаточного акта
Инициация конкурсного производства предприятия-банкрота В течение 3 месяцев со дня начала процедуры с правом продления периода Период включает время, отведенное на проведение обязательной независимой оценки
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Участие в инвентаризации материально-ответственного лица

Подсчет наличия ТМЦ в ходе инвентаризации производится при обязательном участии материально-ответственных лиц (п. 2.8 Приказа № 49). Обязательного включения в состав комиссии МОЛ не требуется. В конце описи лицо обязано сделать запись о проведении ревизии в собственном присутствии, об отсутствии претензий к процедуре проверки. При передаче ТМЦ лицо должно поставить в описи подпись о сдаче имущества, лицо, принимающее ценности, подтверждает получение на ответственное хранение.

В практике возникают случаи увольнения без предварительного уведомления. Основания предусмотрены ст. 80 ТК РФ. В случае невозможности продолжения работы увольнение производится в сроки, установленные работником. Участие в инвентаризации сотрудника, являющегося МОЛ, становится невозможным.

Инвентаризация проводится и при отсутствии МОЛ. Вне зависимости от причин отсутствия лица необходимо предложить работнику участвовать в проверке ТМЦ. Документ, подтверждающий факт получения уведомления, прилагается к материалам проверки. В актах производится запись о причинах отсутствия в ревизии МОЛ.

Документальное сопровождение процедуры инвентаризации

Несоответствие документального оформления результатов инвентаризации требованиям приводит к признанию выводов недействительными. Ошибки, допущенные при оформлении результатов проверки, не позволят работодателю взыскать недостачу с виновных лиц. Предприятие обязано соблюсти условия, обязывающие:

  • Сформировать положение о порядке проведения инвентаризаций.
  • Издать приказы о создании комиссии, сроках проведения проверки. Распоряжения издают при отсутствии ежегодного приказа и при внеплановых ревизиях.
  • Получить расписку ответственного лица. Документ свидетельствует о том, что поступившие материальные ценности оприходованы, выбывшие ценности списаны, операции проведены по учету.
  • Провести проверку, используя методы натурального подсчета, сличения фактических остатков с данными учета.
  • Заполнить инвентаризационную опись.
  • Оформить сличительную ведомость (при выявлении расхождений между фактическими и учетными данными) формы № ИНВ-19 или иной аналогичный бланк, разработанный предприятием.
  • Составить акт по проверке. Документ подписывает каждый из членов комиссии, утверждается руководителем предприятия.

Форма документов произвольная, разрабатывается предприятиями в соответствии с условиями ведения внутреннего учета. За основу разрабатываемых форм традиционно принимают унифицированные формы из Постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88, ранее обязательные к заполнению.

Распространенные причины недостач при инвентаризации

Недостача, выявленная при инвентаризации, возникает вследствие нескольких причин, определяемых объективными или субъективными факторами.

Причина недостачи Особенности Дополнения
Ошибки, допущенные в приемке или выбытии активов Счетная ошибка допускается при отражении активов по счетам аналитического учета Ошибки исправляются в ходе инвентаризации
Пересортица номенклатурных групп при сохранении общего количества или массы Излишки одной группы товаров при одновременной недостаче других номенклатурных видов На основании ведомости № ИНВ-26, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, производится взаимозачет
Естественная убыль в пределах установленных норм или сверхнормативных потерь Причинами убыли являются испарения влаги, усушка, утруска, потери при фасовке, розливе и другие Потери в пределах установленных норм учитываются в составе расходов предприятия, сверх лимита – за счет виновных лиц
Потери в результате неконтролируемых обстоятельств К неплановым потерям относят выявление брака в продукции, нарушение условий хранения ТМЦ При выявлении виновного лица списание производится за счет работника
Технологические потери

сырья или материалов, возникающие при транспортировке или производстве продукции

Нормирование безвозвратных отходов не производится, размер определяется по фактическим издержкам Потери включают в состав расходов бухучета в зависимости от оснований возникновения, в налогообложении учитывают в полном объеме Злоупотребление МОЛ служебным положением с нанесением работодателю прямого действительного ущерба Недостача покрывается за счет виновного лица, признанного самим МОЛ или по решению суда

Любое нарушение процедуры установления вины ведет к утрате прав на предъявление претензий

Законодательство предусматривает случаи, при которых МОЛ освобождается от ответственности (ст. 239 ТК РФ). При возникновении недостачи в результате форс-мажорных обстоятельств, условий крайней необходимости, отсутствии условий для обеспечения сохранности имущества ответственность можно оспорить.

Пример об отказе работодателя в предъявлении ущерба. Работник заключил с работодателем договор о материальной ответственности. На ответственное хранение лицу передана сыпучая продукция, подверженная влиянию влаги. При инвентаризации была выявлена порча продукции в связи с ненадлежащим обеспечением условий хранения. Руководитель принял решение об отказе в предъявлении МОЛ претензий.

Работодатель имеет право определять необходимость привлечения МОЛ, допустившего недостачу, к ответственности (ст. 240 ТК РФ). Условием принятия решения работодателя является согласие собственника имущества. В учреждениях муниципальной или федеральной собственности списание ущерба при определении виновных лиц запрещено учредительными документами.

Взыскание недостачи с ответственного лица

При выявлении в ходе ревизии недостачи, полученной по вине МОЛ, покрытие материального ущерба производится за счет ответственного работника. Работодатель, не получивший по окончании инвентаризации сведения о виновном лице, инициирует служебное расследование. Особенности взыскания материального ущерба:

  1. Работник, допустивший недостачу, обязан дать пояснения о причинах ее возникновения. При отказе в предоставлении пояснений составляется акт при свидетельстве 2 или более лиц. Сотрудники не должны быть членами инвентаризационной комиссии.
  2. Недостача, не превышающая размер среднемесячного заработка сотрудника, покрывается без участия суда. Условием погашения недостачи на основании приказа руководителя является добровольное согласие работника.
  3. Ущерб, нанесенный работником на значительные суммы или при отказе работника погасить недостачу, взыскивается по решению суда. Положительное решение суда возможно при соблюдении процедуры инвентаризации, документального оформления, наличия фактов вины сотрудника.
Читайте так же:  Исковая давность по задолженности по алиментам

Наряду с индивидуальной предусмотрена коллективная ответственность, подтвержденная соответствующим договором. Степень ответственности каждого лица определяется отдельно, в зависимости от участия и стажа работы.

Ошибки, допущенные в учете

Ошибка № 1. Одной из распространенных ошибок при ведении записей по инвентаризации является неверное исправление неточного текста. Неверные записи должны быть перечеркнуты с внесением сверху верного текста. Исправление заверяется всеми членами комиссии и МОЛ, участвующим в проверке.

Ошибка № 2. Недостача, полученная в результате действий (бездействия) МОЛ, взыскивается за счет виновного. В ряде случаев работодатель допускает ошибку: при заключении договора о материальной ответственности не оформляет передачу материальных ценностей. К лицу, не принявшему на хранение ценности, невозможно предъявить материальные претензий по недостаче.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1. Имеет ли право работодатель взыскать ущерб с виновного материально-ответственного работника, если имущество застраховано?

Ущерб, нанесенный застрахованному имуществу, подтвержденный актом инвентаризации, покрывается за счет полиса. Работодатель имеет право переадресовать материальные требования по страхованию и непокрытой разнице к работнику, допустившему ущерб.

Вопрос № 2. Требуется ли издавать приказ о периоде проведения инвентаризации при наличии ежегодного распоряжения с указанием целей и сроков ревизии?

Дублирование ежегодного приказа не производится. В случае изменения сроков или ревизионного состава издается приказ о внесении дополнений.

Источник: http://online-buhuchet.ru/chto-delat-rabotodatelyu-pri-nedostache-pri-inventarizacii/

Инвентаризация: пошаговая инструкция

Нормативная база

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Видео (кликните для воспроизведения).

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

представители администрации организации;

работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Читайте так же:  Снятие статьи в военном билете

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Проводка

Операция

Д 94 — К 10 (41, 43)

Списана стоимость утраченного имущества

Д 20 (25, 26, 44) — К 94

Списана недостача в пределах норм естественной убыли

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):

Видео (кликните для воспроизведения).

если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

  • если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.
  • Проводка

    Операция

    Д 94 — К 01 (10, 41, 43, 50)

    Списана стоимость утраченного имущества

    Стоимость недостач отнесена на виновных лиц

    Стоимость недостач взыскана с виновного лица

    Сверхнормативная недостача списана в расходы

    Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

    Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

    Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

    или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

    или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

    Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

    Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

    или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

    или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

    Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

    Выявлены излишки имущества

    Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

    Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

    или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

    или отчетом независимого оценщика.

    Проводка в бухгалтерском учете будет такая:

    Проводка

    Операция

    Д 01 (10, 41, 43, 50) — К 91

    Отражены излишки, выявленные при инвентаризации

    Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
    ООО «РАЙТ ВЭЙС»

    Источник: http://www.audit-it.ru/articles/account/buhconcret/a65/885351.html

    Недостача при инвентаризации документы
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here